Taoist Tai Chi Society | Zásady ochrany osobních údajů

Všechny dotazy týkající se těchto zásad, je třeba adresovat osobě, která je určena jako odpovědná v záležitostech ochrany osobních údajů ve vaší domovské organizaci FLK/TTS a je jmenována výborem jako osoba, jíž mají být oznamovány záležitosti vztahující se k ochraně osobních údajů a soukromí zaměstnanců, dobrovolníků a účastníků/členů. Kontaktní emailovou adresu naleznete níže.

1. Úvod

Všechny organizace FLK/TTC, které učí a propagují umění Fung Loy Kok Taoist Tai Chi™ a Taoist Tai Chi^® po celém světě (dále jen organizace FLK/TTC), jsou dobrovolnické. Věnují se propojování lidí různých kultur a mluvících různými jazyky do společenství, které se soustředí na podporu cílů a úkolů stanovaných zakladatelem mistrem Moy Lin Shinem. Stručně řečeno, zpřístupňují a propagují taoistická umění a učení, aby pomohly zmírnit utrpení. Přínos pro členy může mít nehmotnou povahu.

Organizace FLK/TTC potřebují o lidech, s nimiž přicházejí do styku, aby mohly vykonávat svou činnost a propagovat ji, sbírat a užívat určitý druh informací. Tyto osobní informace jsou náležitě shromažďovány a zpracovávány, ať už jsou sbírány v papírové podobě nebo ukládány do počítačové databáze, anebo se zapisují na jiné médium. K zajištění správnosti těchto procesů slouží zabezpečení popsaná v Obecném nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen Obecné nařízení) 2018.

2. Správce

Podle Obecného nařízení jsou organizace FLK/TTC Správci údajů a to znamená, že určují, k jakým účelům a jakým způsobem se budou osobní údaje zpracovávat. Národní výbory organizací FLK/TTC jsou zákonným zástupci a jsou odpovědné za sestavování, vykonávání a dodržování zásad, definovaných v tomto dokumentu. Výbory ve své zemi rozhodly jmenovat pověřené osoby a ty musí být informovány, jaké osobní údaje mají být uchovávány, a také o obecných účelech, k nimž budou tyto údaje užívány. Musí být též informovány o všech změnách týkajících se zpracování údajů. Na tuto osobu se prosím obracejte emailem na adresu pro vaši zemi.

3. Účel (článek 5 Obecného nařízení)

Organizace FLK/TTC shromažďují a zpracovávají osobní údaje s cílem umožnit jednotlivcům, aby se stali členy nebo účastníky (podle toho, jak je členství definováno v jednotlivých zemích), a zajistit statut tohoto členství včetně možnosti účasti členů/účastníků na aktivitách a setkáních a k evidenci tohoto členství. Organizace FLK/TTC rovněž používají informace za účelem pojištění a k dalším administrativním účelům spojeným s jejich oprávněnými zájmy.

K propagaci umění Taoistického tai chi^® – a propagace umění Taoistického tai chi^® je jedním z cílů a úkolů organizací FLK/TTC, které členství definují – mohou být použity fotografie a videa členů/účastníků. Avšak fotografie a videa lze distribuovat a šířit pouze s formálním souhlasem osoby jmenované výborem, aby se starala o ochranu osobních údajů, a tato distribuce a šíření musí být v souladu s oficiálními cíli Sdružení. Za jiným účelem údaje nelze zpracovávat.

Občas mohou být údaje použity místně k oznámení osobních událostí, jako například úmrtí rodinného příslušníka nebo radostné události některého z členů. Takové jednorázové využití údajů se ponechává na vlastním uvážení osob odpovědných za vedení jednotlivých regionů.

4. Zákonný základ (článek 6 Obecného nařízení)

V Obecném nařízení je uvedeno, že zpracovávání osobních údajů vyžaduje zákonný základ. Organizace FLK/TTC splňují tuto podmínku tím, že jednotlivec je uznán a schválen jako člen nebo účastník jedné z organizací FLK/TTC v určité zemi.

Pro zpracování peněžních plateb, uplatňují organizace FLK/TTC jako zákonný základ „smluvní závazek“. Výměnou za členské příspěvky poskytuje Sdružení členům výhody související s cíli a úkoly Sdružení.

Za účelem oznámení akcí a pro zveřejnění zpráv z akcí, včetně videí, fotografií atd. užívají organizace FLK/TTC „oprávněný zájem“, protože informovat členy/účastníky a veřejnost o aktivitách, které se konají celosvětově, je pro plnění cílů a úkolů a pro udržitelnost organizací FLK/TTC nezbytné. Avšak všechny tyto informace jsou sbírány průhledně a s ohledem na ochranu soukromí, při minimalizaci sbíraných údajů a s důrazem na princip proporcionality.

Zákonný základ souhlasu je užíván pouze mimo výše zmíněné základy, tj. „smluvní závazek“ a „oprávněný zájem“.

5. Zveřejnění

FLK/TTC organisations may share data with each other as necessary.

Údaje se shromažďují za určitým, konkrétním a oprávněným účelem, jak je uvedeno výše v bodě 3.
Sdílení těchto údajů slouží k naplnění takového účelu.
Jedinec, jehož údaje se shromažďují, je plně a transparentně informován o účelu sběru a o skutečnosti, že jeho údaje mohou být sdíleny a s kým jsou sdíleny.
Údaje jsou sdíleny, pokud je to nezbytné pro zpracování dohody uzavřené s jedincem, nebo když jedinec vyslovil souhlas.
Fotografie nebo videa mohou být použita na webových stránkách FLK/TTC nebo na sociálních sítích po celém světě. Členové/účastníci mají možnost dostat výjimku, kde je to možné, ale musí si být vědomi vlastní odpovědnosti a sami oznámit fotografovi události své přání. Pokud by se tento jedinec na fotografii na našich webových stránkách navzdory snaze se tomu vyhnout náhodou objevil, může se obrátit na pověřenou osobu, která zařídí, aby byl co nejdříve ze záznamu odstraněn.
Údaje budou sdíleny jen v nezbytných případech, a když to výchozí zákonný základ dovoluje.

Výše uvedené výslovně znamená, že jedinec musí být informován, jak a s kým budou jeho údaje sdíleny; v některých situacích, kdy žádný jiný zákonný základ nemůže být použit, může být jako zákonný základ vyžadován souhlas.

Údaje se sdílejí pouze za určitých okolností, například při zpracování dohody v souvislosti účastí na akci (posuzuje se případ od případu).

V určitých případech mohou být jednotlivé údaje zpracovány a sdíleny s třetí stranou bez souhlasu jednotlivce, jmenovitě:

Pokud je to nutné z důvodu ochrany životních zájmů jedince nebo jiné osoby (například v případě úrazu, kdy jedinec nemůže vyslovit souhlas a jeho údaje jsou sdíleny za účelem rychlé lékařské pomoci).

Pokud jde o osobní údaje zaměstnanců organizací FLK/TTC a jejich sdílení je nutné pro opětovné začlenění nebo dohled nad zaměstnanci nebo lidmi, kteří dostávají sociální podporu kvůli nemoci nebo zdravotnímu postižení.

Zvláštní kategorie údajů

Údaje zvláštní povahy, například zdravotní údaje, politické a náboženské údaje atd. je povoleno zpracovávat, pokud se zpracovávají v souladu s formulovaným účelem a dalšími předpisy, za těchto okolností:

jedinec udělil výslovný souhlas;
zpracování je nezbytné, aby organizace FLK/TTC mohly vykonat důkaz právního nároku, anebo když soudy konají v rámci své působnosti.

Žádné jiné než potřebné údaje nebudou sdíleny.

Zásady ochrany osobních údajů

Organizace FLK/TTC považují náležité zacházení s osobními údaji v mezích zákona za velmi důležité k úspěšné práci a pro zachování důvěry všech, s nimiž jednají.

Organizace FLK/TTC hodlají zajistit, aby s osobními údaji bylo nakládáno správně a v mezích zákona.

Za tímto účelem organizace FLK/TTC dodržují Zásady ochrany osobních údajů, jak je uvedeno v Obecném nařízení o ochraně osobních údajů 2018.

Zásady zejména vyžadují, aby organizace FLK/TTC:

bezpečně nakládaly s osobními údaji a respektovaly soukromí jedince;
zpracovávaly údaje způsobem, který při ochraně osobních údajů odpovídá zásadám zákonnosti, slušnosti a transparentnosti;
zpracovávaly osobní údaje v souladu se zákonem a náležitým a uvážlivým způsobem.

Zásada účelu

Organizace FLK/TTC

shromažďují pouze údaje nutné k specificky definovaným a oprávněným účelům;
sbírají a zpracovávají údaje pouze na zákonném základě, jak je popsáno výše;
zpracovávají pouze ty osobní údaje, jaké jsou předem definované.

Minimalizace údajů

Organizace FLK/TTC

zpracovávají osobní údaje, aby mohly plnit své úkoly a právní závazky, a přitom usilují o minimalizaci dat podléhajících zpracování. Pokud je to možné, zpracovávají méně údajů anebo nezpracovávají údaje žádné.

Uchovávání údajů

Organizace FLK/TTC

uchovávají osobní údaje, aby mohly vykonávat své úkoly a plnit právní závazky, avšak neuchovávají údaje déle, než je nutné: obecně tři roky, nebo sedm let u finančních dokumentů vztahujících se k daňové evidenci a v závislosti na zákonných předpisech každé země.

Bezúhonnost a důvěryhodnost

Organizace FLK/TTC

přijímají přiměřená opatření, aby chránily osobní údaje, jak je uvedeno v těchto zásadách. Osobní údaje jsou zpracovávány pouze lidmi odpovědnými za dodržování důvěrnosti a diskrétnosti a pouze k účelu, kvůli kterému se sbírají.

Sdílení s třetí stranou

Organizace FLK/TTC

sdílejí osobní údaje s třetí stranou, pokud to vyžaduje plnění jejich úkolů a právních závazků;
jestliže pracují s třetí stranou ohledně zpracování osobních údajů, odsouhlasí s třetí stranou požadavky na zpracování osobních údajů a zajistí, aby tyto požadavky byly v souladu s právem. Organizace FLK/TTC se budou vždy snažit, aby se osobní údaje nepředávaly mimo EU.

Subsidiarita a proporcionalita

Organizace FLK/TTC budou při naplňování účelu, k němuž se údaje zpracovávají, hlídat, aby každé narušení soukromí jedince bylo pokud možno co nejmenší.
Jakékoli porušení zájmů jednotlivce je úměrné účelu, za jakým jsou údaje zpracovávány.

Práva jedince

Organizace FLK/TTC uznávají všechna práva lidí, o nichž uchovávají informace. To zahrnuje:

Právo na informaci: jedinci mají právo se zeptat, zda jsou jejich osobní údaje zpracovávány.
Právo nahlédnout: jedinci mají právo kontroly, jak jsou jejich osobní údaje zpracovávány.
Právo na opravu: jedinci mohou požádat o opravu nesprávných informací.
Právo výmazu: jestliže jedinec souhlasil, aby jeho osobní údaje byly zpracovány, má rovněž právo, aby jeho osobní údaje byly vymazány a odstraněny.
Právo na námitku: jedinci mají právo námitky proti zpracovávání jejich osobních údajů. Organizace FLK/TTC vyhoví této žádosti, pokud pro zpracování neexistují oprávněné důvody.

V souladu s výše uvedeným jsou zaměstnanci a dobrovolníci:

školeni, aby údaje nezveřejňovali;
školeni, aby údaje chránili před porušením ochrany a na porušení ochrany reagovali;
rozumí, že jiné osobní údaje nebo kopie dokumentů nebo jiné záznamy obsahující osobní údaje, včetně údajů o organizacích FLK/TTC by měli uchovávat pouze v případě, že plní zákonnou povinnost, anebo když jsou tyto údaje potřebné k definovanému účelu;
rozumí, že jakmile skončí roční finanční audit, neexistuje žádný právní důvod uchovávat kopie finančních zpráv předcházejících auditu kromě těch, které jsou uloženy v sídle ve lhůtě stanovené zákonem, a cokoli dalšího zlikvidují;
rozumí, že emaily s osobními údaji mají být vymazány, jakmile údaje nejsou dále potřebné;
rozumí, že všechny údaje jsou důvěrné a chráněné uzamčením pod zámkem/kódem, pokud jsou fyzického charakteru, a v případě elektronických údajů jsou chráněné kódem/šifrou/heslem.

6. Shromažďování údajů

Organizace FLK/TTC zajistí, že údaje jsou shromažďovány v mezích definovaných Obecným nařízením a těmito zásadami. Platí to pro údaje, které jsou shromažďovány osobně nebo vyplněním formuláře. Bez určitých informací nejsou členství/účast možnými.

7. Skladování údajů

Informace a záznamy o členech/účastnících budou skladovány bezpečně a budou dostupné těm, kteří je pro stanovený účel potřebují.

Informace budou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou nebo tak dlouho, jak vyžadují zákony, stanovy spolku a další vnitřní předpisy, pak budou řádně skartovány.

Dotazy na délku doby, po kterou mohou být určité údaje skladovány, je možné zasílat osobě (emailem na adresu uvedenou níže), kterou výbor pověřil ochranou údajů.

Odpovědností organizací FLK/TTC jej zajistit, aby osobní údaje ani údaje o organizaci nebyly obnovitelné z počítačového systému, který organizace původně používala a který byl předán třetí straně.

8. Přístup k údajům a správnost

Povinnost informovat (články 13 a 14 Obecného nařízení)

Organizace FLK/TTC informují jedince o zpracování jeho osobních údajů ve chvíli, kdy jsou tyto údaje sbírány.

Výmaz

Organizace FLK/TTC neuchovávají osobní údaje déle, než je nezbytné a za uvedeným účelem. Vymažou se co nejdříve tak, že se zničí nebo upraví, aby nemohly být použity k identifikaci jedince. Když skončí členství/účast, organizace FLK/TTC obecně neuchovávají údaje déle než tři roky, a déle než sedm let v případě finančních dokumentů, které se vztahují k daňové evidenci, konkrétně k zákonům každé země.

Předložení žádosti

Každý člen/účastník může předložit žádost o přístup/nahlédnutí do svých osobních údajů a podat žádost údaje doplnit, je-li to nutné. Tato žádost musí být podána osobě pověřené ochranou údajů v zemi, kde je jedinec členem/účastníkem. Organizace FLK/TTC posoudí odůvodnění žádosti a do měsíce žadateli náležitě odpoví, jakým způsobem bude jeho požadavku vyhověno. Jestliže žádost není schválena, má jedinec možnost vznést námitku nebo podat stížnost příslušnému orgánu.

Při přijetí žádosti můžou organizace FLK/TTC požádat o doplňující informace, například o kopii řidičského průkazu nebo pasu, aby ověřili totožnost jedince.

Organizace FLK/TTC navíc zajistí že:

budou mít osobu pověřenou zvláštní odpovědností za zajištění dodržování ochrany osobních údajů;
každý, kdo osobní údaje zpracovává, rozumí, že je smluvně odpovědný za dodržování správných postupů při ochraně osobních údajů;
každý, kdo zpracovává osobní údaje, je náležitě vyškolený v této věci;
každý, kdo zpracovává osobní údaje, je náležitě kontrolovaný;
každý, kdo se chce dotázat, jak se s osobními údaji zachází, ví, co dělat a koho se dotázat;
vybaví pohotově a zdvořile, nejpozději do jednoho měsíce, každý dotaz ohledně nakládání s osobními údaji;
jasně popíší, jak nakládají s osobními údaji;
pravidelně revidují a kontrolují způsoby, jakými osobní údaje uchovávají, spravují a užívají;
pravidelně posuzují a hodnotí své metody a úkony spojené se správou osobních údajů;
všichni pracovníci jsou si vědomi, že porušení pravidel a postupů uvedených v těchto zásadách, můžou vést k přijetí disciplinárního opatření vůči nim.

9. Porušení ochrany osobních údajů

Porušením ochrany osobních údajů je ztráta osobních údajů, jako například ztráta notebooku, ztráta papírových dokumentů, stejně jako každé další porušení bezpečnosti nebo soukromí, které se stane buď náhodou, nebo protiprávním jednáním a vede k destrukci, ztrátě, změně anebo nekompetentnímu přístupu k osobním údajům. To zahrnuje nekompetentní přístup třetí strany k postoupeným, skladovaným (nebo jinými prostředky) zpracovávaným údajům, například ztráta paměťového nosiče. Takové události musí být ohlášeny osobě pověřené výborem ochranou osobních údajů tak, aby byl zajištěn soulad s Obecným nařízením.

K oslovení této osoby využijte prosím emailové adresy uvedené níže. Tato osoba podá hlášení výboru (ten je odpovědný zajistit náležitou odpověď na takovou událost). Jestliže to Obecné nařízení ukládá, musí být určité události ohlášeny příslušným nadřízeným orgánům.

Dobrovolníci a zaměstnanci si jsou vědomi:

potřebnosti uchovávat údaje v utajení a bezpečně;
na koho se obrátit v případě porušení ochrany osobních údajů, kdy a proč;
jak odhalit toto porušení.

Pokud bylo zjištěno porušení ochrany osobních údajů a ohlášeno pověřené osobě, bude událost bezodkladně, v průběhu 72 hodin, ohlášena příslušnému orgánu – je-li to vyžadováno. Pokud je porušení ochrany z nějakého důvodu ohlášeno později, důvod zpoždění musí být oznámen.

Je možné, že porušení ochrany zvýší riziko porušení práv a svobod jednotlivce. V takovém případě může být jedinec, jehož ochrana osobní údajů byla porušena, přímo a jasně informován. Jestliže k porušení ochrany dojde, vyhodnotí se okolnosti a posoudí rizika, a zavedou se kontroly, aby se v budoucnosti minimalizovala možnost dalšího porušení.

10. Stížnosti

Jestliže má člen/účastník dojem, že jeho právo chráněné Obecným nařízením bylo ohroženo, může podat stížnost pověřené osobě v zemi, kde je členem/účastníkem. Stížnosti budou nasměrovány na výbor, aby bylo zajištěno nestranné řešení.

11. Aktualizace zásad

Tyto zásady budou podle potřeby aktualizovány, aby odrážely osvědčené postupy v oblasti správy osobních údajů, bezpečnosti a kontroly a aby zajistily shodu se změnami nebo dodatky k Obecnému nařízení 2018.

Prohlášení o odmítnutí odpovědnosti

Toto je jednoduchý a pochopitelný překlad současné ochrany soukromí podle Obecného nařízení. Současné platné zákony a předpisy jsou samozřejmě vždy nadřazeny a z tohoto dokumentu nelze odvozovat žádná práva.

V případě jakýchkoli dotazů nebo otázek souvisejících s těmito zásadami se obracejte na pověřenou osobu, která zajišťuje soulad s ochranou osobních údajů ve vaší zemi.

Belgie beprotectiondesdonnees@taoisttaichi.org

Česká republika czochranadat@taoisttaichi.org

Francie frprotectiondesdonnees@taoisttaichi.org

Dánsko dkdatabeskyttelse@taoisttaichi.org

Německo dedatenschutz@taoisttaichi.org

GB ukdataprotection@taoisttaichi.org

Maďarsko huadatvedelem@taoisttaichi.org

Irsko iedataprotection@taoisttaichi.org

Itálie itprotezionedati@taoisttaichi.org

Nizozemsko nlgegevensbescherming@taoisttaichi.org

Norsko nodatasikkerhet@taoisttaichi.org

Polsko plochronadanych@taoisttaichi.org